Ogni giorno almeno un operatore dovrà passare tempo per occuparsi della sola trascrizione riga per riga dei dati dai documenti dei fornitori, è un’attività altamente ripetitiva, che assorbe tempo prezioso e spesso soggetta a errori umani. Queste sono le prime attività dove l’Intelligenza Artificiale può davvero entrare produttivamente in azienda.
Dimentica i vecchi sistemi rigidi che richiedono l’impostazione di modelli fissi, come Excel o CSV con colonne predefinite.
Il nuovo modulo IA integrato al WMS di Sanmarco Informatica svolge finalmente il lavoro: è in grado di leggere e comprendere i PDF inviati dai fornitori, indipendentemente dalla loro impaginazione o dal layout grafico.
Acquisisce e scompone: gli operatori logistici possono caricare i file manualmente tramite un semplice drag and drop da interfaccia, oppure si può configurare un job automatizzato che preleva i PDF direttamente da una cartella di rete (ad esempio dalle scansioni o dalle e-mail in ingresso). E in caso di un documento con all’interno più DDT il sistema rileva in automatico i cambi nei dati di testata (fornitore, numero e data documento) e “spacca” automaticamente il file originario in documenti separati pronti per l’elaborazione.
Estrae le righe: l’IA analizza il testo, individua le informazioni chiave e le normalizza in un formato di dati strutturato pronto per il gestionale aziendale. Il riconoscimento del fornitore avviene prima tramite Partita IVA, o tramite ragione sociale e indirizzo. Dalla causale di trasporto, l’IA capisce in automatico che tipo di documento generare. E per i fornitori esteri sprovvisti di Partita IVA? L’operatore lo associa manualmente solo la prima volta e l’IA salverà l’associazione e dalle volte successive identificherà in automatico quel fornitore specifico.
Abbina le righe agli articoli: il vero cuore funzionale della soluzione si rivela nel controllo delle righe. Il sistema abbina gli articoli verificando prima il codice articolo interno. Se assente, cerca abbinamenti tramite il codice articolo del fornitore registrato a sistema. In assenza di codici utili, applica algoritmi di similarità testuale per incrociare le descrizioni.
Anche in questo caso l’apprendimento è continuo: ogni correzione manuale istruisce il WMS per il futuro. Identificata la merce, il sistema verifica in automatico gli ordini di acquisto aperti, propone la riga d’ordine con la data di consegna più vecchia per garantire la rotazione delle scorte e suggerisce automaticamente lo stato di “Saldo” o “Acconto”.
Generazione della BEM: il flusso automatizzato termina nella generazione della Bolla di Entrata Merce (BEM). A questo punto, l’operatore non deve più compiere attività di data-entry alienanti, ma può concentrarsi sull’unica attività davvero essenziale e a valore aggiunto: il controllo fisico e qualitativo delle quantità ricevute in magazzino.
Il magazzino del futuro non è più una visione teorica, ma un vantaggio competitivo misurabile. Trasformare il ricevimento merci da un collo di bottiglia burocratico a un processo fluido e intelligente è il primo passo verso una supply chain davvero resiliente. Vuoi scoprire quanto tempo e risorse la tua azienda potrebbe risparmiare fin dal primo giorno? Compila il modulo di contatto qui sotto per vedere l’IA in azione con una demo personalizzata.